Digitale Schadenmeldungen für Hausverwaltungen
Mieter melden Schäden strukturiert online. Ihre Verwaltung erhält automatisch alle Informationen, Fotos und Statusdaten in einer zentralen Übersicht.
Automatisch befüllt – in Echtzeit
So läuft es heute – und warum das kostet
Viele Hausverwaltungen kämpfen täglich mit denselben ineffizienten Prozessen rund um Schadensmeldungen. Das kostet Zeit, Nerven und Geld.
Unstrukturierte Eingangskanäle
Schadensmeldungen kommen per Telefon, E-Mail oder WhatsApp – ohne einheitliches Format oder Vollständigkeit.
Fotos fehlen oder kommen separat
Fotos werden zeitverzögert und getrennt nachgereicht, was Rückfragen und Verzögerungen verursacht.
Unklarer Bearbeitungsstatus
Weder Mieter noch Verwaltung haben jederzeit Klarheit über den aktuellen Status einer Meldung.
Zeitverlust durch Rückfragen
Mitarbeiter verbringen wertvolle Zeit damit, fehlende Informationen mühsam bei Mietern nachzufordern.
Meldungen gehen verloren
Bei hohem Aufkommen oder Abwesenheit können einzelne Meldungen übersehen oder vergessen werden.
Kein zentraler Überblick
Informationen verteilen sich über E-Mail-Postfächer, Notizzettel und verschiedene Kommunikationswege.
Wie viel Zeit verliert Ihre Verwaltung pro Woche?
Branchenerhebungen zeigen: Bis zu 30 % der Verwaltungszeit entfällt auf manuelle Kommunikation rund um Schadensmeldungen – Zeit, die sinnvoller eingesetzt werden könnte.
Digitaler Meldeprozess – von Anfang bis Ende
ImmoMeldung Digital standardisiert den gesamten Schadensmeldungsprozess. Vom ersten Klick des Mieters bis zur erledigten Reparatur – vollständig automatisiert, ohne manuellen Mehraufwand.
Die Lösung setzt auf bewährte, sichere Cloud-Infrastruktur – ohne manuellen Mehraufwand für Ihr Team.
Strukturiertes Meldeformular
Mieter füllen ein klar strukturiertes Online-Formular aus – mit allen relevanten Feldern, Foto-Upload und Dringlichkeitsangabe.
Automatische Bestätigung an Mieter
Der Mieter erhält sofort nach dem Absenden eine E-Mail-Bestätigung mit einer Ticketnummer und allen übermittelten Details.
Interne Benachrichtigung
Die Hausverwaltung wird automatisch per E-Mail oder Microsoft Teams über jede neue Schadensmeldung informiert.
Zentrale Datenverwaltung
Alle Meldungen werden automatisch in einer zentralen Datenbank gespeichert – strukturiert, durchsuchbar und revisionssicher.
Statusverwaltung & Nachverfolgung
Jede Meldung durchläuft definierte Status: Neu → In Prüfung → Handwerker beauftragt → Termin vereinbart → Erledigt.
In 5 Schritten zur digitalen Schadensmeldung
Der gesamte Prozess ist einfach, schnell und für alle Beteiligten transparent – vom Mieter bis zur Verwaltung.
Mieter meldet Schaden
Der Mieter öffnet das Online-Formular und gibt alle relevanten Informationen zum Schaden ein – Name, Adresse, Schadenart und Dringlichkeit.
Fotos & Details hochladen
Fotos des Schadens können direkt im Formular angehängt werden. So ist die Meldung vom ersten Moment an vollständig dokumentiert.
Automatische Benachrichtigung
Die Verwaltung erhält sofort eine automatische E-Mail oder Teams-Nachricht mit allen Daten und Fotos der neuen Schadensmeldung.
Meldung in der Übersicht
Alle Meldungen werden automatisch in der zentralen SharePoint-Liste der Verwaltung erfasst – filterbar, auswertbar, revisionssicher.
Status wird nachverfolgt
Der Status der Meldung wird manuell oder automatisch aktualisiert. Der Mieter kann optional bei jeder Statusänderung informiert werden.
Vollständig automatisiert – von der Meldung bis zur Erledigung
Kein manueller Aufwand nach der Einrichtung – alles läuft im Hintergrund.
Schadensmeldung – Demo Formular
So sieht das Formular aus Mietersicht aus. Füllen Sie es testweise aus – die Daten werden lokal in der Übersicht unten angezeigt.
Zentrale Schadensmeldungs-Übersicht
So sieht die interne Übersicht der Hausverwaltung aus. In der echten Version wird diese Tabelle direkt aus SharePoint befüllt und in Echtzeit synchronisiert.
| Datum | Mieter | Adresse / Einheit | Schadenart | Dringlichkeit | Status | Status ändern |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 03.06.2026 | Max Müller max.mueller@example.com | Hauptstraße 15, 10115 Berlin Wohnung 3 | Wasser/Heizung | Hoch | Neu | |
| 01.06.2026 | Sandra Becker sandra.becker@example.com | Gartenweg 7, 80331 München Wohnung 12 | Elektrik | Normal | In Prüfung | |
| 28.05.2026 | Thomas Hoffmann thomas.hoffmann@example.com | Birkenallee 22, 20144 Hamburg Wohnung 5 | Schimmel/Feuchtigkeit | Normal | Handwerker beauftragt |
Demo-Hinweis: In der produktiven Version werden diese Daten automatisch aus der zentralen Verwaltungsplattform geladen und in Echtzeit synchronisiert. Status-Änderungen lösen automatisch Benachrichtigungen an Mieter und Handwerker aus.
Alles automatisch – kein manueller Aufwand
In der echten Umsetzung verbinden wir das Formular mit Ihrer Infrastruktur. Alle Prozesse laufen vollständig automatisch im Hintergrund – ohne zusätzlichen Aufwand für Ihr Team.
Automatische E-Mail an Mieter
Nach jeder Meldung erhält der Mieter sofort eine E-Mail-Bestätigung mit der Ticketnummer, allen übermittelten Details und einem Hinweis auf den Bearbeitungsstand.
- ✓Sofortiger Versand nach Formularabgabe
- ✓Enthält alle gemeldeten Details und Ticketnummer
- ✓Optionale Status-Updates bei jeder Änderung
- ✓Anpassbares E-Mail-Template mit Ihrem Branding
Interne Benachrichtigung an Verwaltung
Das Verwaltungsteam wird sofort über neue Meldungen informiert – mit direktem Link zur Meldung in der internen Verwaltungsübersicht und allen relevanten Daten.
- ✓Benachrichtigung per E-Mail und/oder interner Plattform
- ✓Enthält Name, Adresse, Schadenart und Dringlichkeit
- ✓Direktlink zur Meldung in der internen Übersicht
- ✓Eskalation bei Notfall-Dringlichkeit
Zentrale Datenspeicherung
Alle Formulardaten werden automatisch strukturiert in der zentralen Verwaltungsdatenbank gespeichert – inkl. Fotos, Beschreibungen und vollständiger Nachverfolgung.
- ✓Strukturierte Speicherung aller Felder
- ✓Fotos zentral abgelegt und abrufbar
- ✓Filterbar nach Status, Datum und Dringlichkeit
- ✓Exportierbar als Bericht
Individuell angepasst an Ihre Infrastruktur
Wir analysieren Ihre bestehenden Prozesse und passen die Lösung exakt an Ihre Verwaltungsstruktur an – ohne unnötige Abhängigkeiten oder Systemwechsel.
Transparente Demo-Preisübersicht
Alle Preise sind Beispielpreise für diese Demo und hängen vom tatsächlichen Prozess, den Anforderungen und dem Leistungsumfang ab.
Starter
Der schnelle Einstieg für kleine Hausverwaltungen.
- Schadensmeldeformular (Webseite)
- SharePoint-Liste zur Datenspeicherung
- Automatische E-Mail-Bestätigung an Mieter
- Interne E-Mail-Benachrichtigung
- Foto-Upload-Funktion
- Statusverwaltung im Formular
- Power Automate Workflows
- Schulung des Teams
- PDF-Zusammenfassung der Meldungen
- Übergabe & Dokumentation
Standard
Die vollständige Lösung für professionelle Hausverwaltungen.
- Schadensmeldeformular (Webseite)
- SharePoint-Liste zur Datenspeicherung
- Automatische E-Mail-Bestätigung an Mieter
- Interne E-Mail-Benachrichtigung
- Foto-Upload-Funktion
- Statusverwaltung im Formular
- Power Automate Workflows
- Schulung des Teams (1 Std.)
- PDF-Zusammenfassung der Meldungen
- Übergabe & Dokumentation
Komplettlösung
Für Verwaltungen mit mehreren Objekten und komplexen Anforderungen.
- Mehrere Formularseiten (je Objekt)
- SharePoint-Liste zur Datenspeicherung
- Automatische E-Mail-Bestätigung an Mieter
- Interne E-Mail & Teams-Benachrichtigung
- Foto-Upload-Funktion
- Erweiterte Statusverwaltung
- Mehrere Power Automate Workflows
- Schulung des Teams (individuelle Dauer)
- PDF-Zusammenfassung der Meldungen
- Übergabe & vollständige Dokumentation
Alle genannten Preise sind Demo-Beispielpreise. Die tatsächlichen Kosten hängen vom individuellen Prozess, den Anforderungen und dem Leistungsumfang ab. Alle Preise zzgl. MwSt. Individuelle Angebote auf Anfrage.
Demo-Gespräch anfragen
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Typische Einsatzbereiche: